リモートワークのオフィス設計のポイント

テレワーク・リモートワークの推進の中、在宅で仕事をする難しさから、サテライトオフィスなどの開設が進められています。
しかし、ネット環境さえ整っていればいいわけではなく、テレワーク・リモートワークを成功させるには、オフィス内の設計もポイントです。新型コロナ禍で、感染を広げない間取りなども含めて考えていく必要があります。

テレワーク推進の中で見えた効率性

職場に出勤しなくても、働くことができることが実証されまた。従業員のプライベートを時間を多く確保することができるようになったり、ワークライフバランスを確立しやすくなったと考えられています。

一方で、従業員同士のコミュニケーションの機会が減ったり、いわゆる「印鑑」の必要性から出勤せざるをえないなど、効率性が悪いのではないか、と反省点も見え、リモートワークを止めざるをえなかった例も見聞きします。

課題点を洗い出す

企業によって、リモートワークに必要な環境が異なりますので、リモートワークを実施してみて、必要なもの・環境を一つ一つ洗い出してみましょう。

企業内での成果は、即効性も求められますが、時には長い目で見る必要もあるかと思いますので、すぐにリモートワークを中止することのないようにしましょう。

 

課題点の一例

リモートワークに失敗したという例をもとにいくつかピックアップします。該当するものが一つでもあれば、改善の余地は十分にあるでしょう。

■コミュニケーションの減少
■印鑑システムなど承認制度
■資料が紙媒体のみ
■会議場所(各個人のオンライン会議場所の不足)
■企業の一員であることの認識度の低下
■従業員の評価方法

失敗例の中で、「コミュニケーション不足」「リモートワークへの事前準備不足」が中心に挙げられています。

 

リモートワークへの事前準備は万全ですか

リモートワークでの事前準備とは、ネット環境の構築だけではありません。

データの保管・共有・分析や、各個人のスケジュール管理・共有、プロジェクト管理などをオンライン化し、クラウドツールを導入しておきましょう。

また大事な契約書類の場合、印鑑の必要性は否めませんから、出勤は必要になるでしょう。

手間はかかりますが、スキャンがすぐにできる環境を整えておくのも一つの方法です。例えば、Aさんが書類に印鑑を捺印し、その書類をスキャンしアップし、データ送信します。次にBさん、Cさんと繰り返していけば、印鑑承認システムはクリアするのではないでしょうか。

 

スキャンは、複合コピー機など必要と思われるかもしれませんが、iphoneであれば、メモ機能を活用するとスキャンが可能です。使い慣れないといけませんので、事前に講習を実施しておいたり、すぐに問題を解決できる質問システムもつくっておけば、よりスムーズです。

 

情報漏洩防止は徹底する

様々なものをデータ化したり、ネット上でやりとりをすると、どうしても情報漏洩対策をしっかりとさせなければなりません。

個人のwifiやフリーwifiを経由すると、情報漏洩のリスクは高まります。社外から社内データベースにアクセスする際のルールは、きちんと設定し、セキュリティルールを従業員全員に周知しましょう。

 

オフィス内の使い勝手を向上させる

自宅などでのリモートワーク中と、出勤中での作業中と同じ環境にすることが大切ですが、直接会って行う従業員同士のコミュニケーションを図れる場もつくっておくのがおすすめです。

オフィス内の使い勝手は、間取りの変更で対応できることが多いため、どんな間取りが相応しいのか考えてみましょう。

 

リモートワークを成功させる間取り

リモートワーク実施後に見えた課題点をもとに、以下の5つが求められます。

1.オープンスペース(作業中及び休憩中)
2.個室の確保
3.会議室(10名程度が入れる広さ)
4.ソーシャルディスタンスを確保できる個人デスクの配置
5.居心地のよさを重視した空間づくり

 

オープンスペース

従業員のコミュニケーションを図る大切な場所です。休憩室があればよいわけではありません。

同じフロア内、室内で一ヶ所、カフェのようなオープンスペースを設けます。そのオープンスペースでも仕事ができるように、カウンターを設置します。

あえて椅子を設置しないことで、スペースに広がりを持たせることができますし、気軽さが加わりますし、ずっと座ったまま作業するよりも、運動不足解消とまではいきませんが、体をリフレッシュさせることもできます。

人によっては、職場にいるという認識で、雑音など聞こえることで、返って集中できる方もいます。

 

休憩室においては、昼食をとったりする場でもありますので、衛生面に特に配慮すべきです。換気しやすい場所に配置したり、安らぎを感じるような色味の空間にしてみてもいいでしょう。

 

個室の確保

従来のオフィスであれば、個人のスペースは個人デスクであり、管理職を前に、個人デスクは対面式と横並び、班のように配置されています。

多くの企業が、会議はオンラインで開催するようになり、従業員の一人がカメラ越しに他社と会議する場合、声・音から満足に会議をすることはできません。

個室をつくることで、他社とのオンライン会議や、自社内でのオンライン会議など”密”を避けて実施することが可能です。

 

会議室(10名程度が入れる広さ)

会議室といえば、多くの人が収容できる広さが必要と考えられて、必要以上に広く設けられていますが、10名程度の広さで十分、会議は実施できます。

”密”を避ける上でも有効ですし、もし20名の会議を開催したい場合は、部屋越しにモニターを通じて実施することもできます。

時には、来客用の部屋としても対応することができますし、会議だけではなく、共同作業の場所としても使えますので、汎用性があります。

 

ソーシャルディスタンスを確保できる個人デスクの配置

従来の個人デスクの並び方ですと、ソーシャルディスタンスは確保できてはいないでしょう。

突貫工事のような対策ですと、パーテーションを立てる程度ですが、作業スペースが狭くなってしまいますし、閉塞感が大きくなってしまい、作業しやすいスペースとは言い難いです。

せっかく改善しようと動いているわけですから、抜本的に変えていきましょう。

個人デスクは横幅の広いタイプのものにしたり、対面式を残しても目の前にいるような配置ではなく、斜め前になるようにジグザグに配置してみる、学校のように全員が同じ方向に向くように配置する、同じ一列に横並びに配置しても、交互に向く方向を変えてみるといった方法もあります。

可動できるデスクも常用することで、必要な時には、小さな共同作業ができますし、やりたい作業も迅速に進められるメリットも生まれます。

居心地のよさを重視した空間づくり

従来のオフィスは、「居心地の良さ」を重視した空間づくりとは言い難いタイプが多いです。

今、「居心地がよい」と感じる空間は、明るく、広がりを感じる空間です。また、カフェのようなセンスが光る空間も落ち着きを感じることが多いです。

 

リモートワークを成功させよう

接客業などリモートワークが難しい業種もありますが、多くの業種でリモートワークをすることは可能だと思います。

他社との打ち合わせなどで、他社はオンライン会議を希望しているのに、弊社はできないと断りを入れるのも立場的にいいとはいえないでしょう。

一度にすべてのリモート化を構築することはできませんが、できることからぜひ始めてみましょう。

オフィス内の間取り変更はぜひ、プロに相談しましょう。思いがけないアイデアなど、業務をより効率化できるヒントが隠れているかもしれません。

 

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